Aanmelden voor een zorgarrangement Overstag gaat via de zorgcoördinator of ondersteuningscoördinator van de ‘eigen’ school. Ouders of verzorgers kunnen dus niet rechtstreeks aanmelden.
Een leerling die in aanmerking komt voor het zorgarrangement Overstag wordt meestal eerst besproken in het zorgteam (ZT) of het zorgadviesteam (ZAT) van de school. Als blijkt dat de zorg binnen de school niet toereikend is, kan men kiezen voor plaatsing op Overstag. Dit wordt vervolgens met de ouders en/of verzorgers besproken. In deze fase is er de mogelijkheid voor een oriënterend bezoek aan Overstag.
Als ouders en school het besluit genomen hebben om de leerling aan te melden op Overstag, vullen zij het Aanvraagformulier Ouders in. Het ondertekende formulier wordt dan samen met het dossier van de leerling door de zorgcoördinator ingediend bij het zorgloket van het samenwerkingsverband. Zij beoordelen samen met Overstag of de leerling toelaatbaar is.
Zodra de aanvraag toegekend is, maakt de school met Overstag, de ouders/verzorgers en de leerling een afspraak voor een intakegesprek. Aan dit gesprek nemen deel: een (zorg)functionaris van de eigen school, de coördinator en de psycholoog van Overstag en de professionele hulpverlener van de leerling. Het komt voor dat er geen hulpverlening betrokken is. In dat geval is er een contactpersoon van het team toelating van het Centrum van Jeugd en Gezin (CJG) bij het gesprek aanwezig, deze legt na plaatsing eventueel een huisbezoek af.
Na ondertekening van het contract waarin doelstellingen en afspraken vastgelegd worden, is de leerling geplaatst. De maandag volgend op het intakegesprek kan de leerling starten op Overstag.